La déclaration préalable à l'embauche « absorbe » et « fusionne » avec la déclaration unique d'embauche pour ne faire plus qu’un au 1er août 2011 par application du décret du 16 juin 2011.
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) sera effectuée et adressée par l’employeur par voie électronique ou par télécopie ou lettre recommandée avec AR au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l’embauche et au plus tard le dernier jour ouvrable précédent l’embauche, le cachet de la poste faisant foi. Les déclarations papiers devront utiliser un formulaire fixé par arrêté ministériel.
Cette nouvelle DPAE permet les déclarations et les demandes suivantes :
- immatriculation de l'employeur au régime général de sécurité sociale (hors secteur agricole) ;
- immatriculation du salarié à la CPAM (ou CMSA pour le salarié agricole) ;
- affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage ;
- demande d'adhésion à un service de santé au travail ;
- demande d'examen médical d'embauche ;
- affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite complémentaire et de prévoyance.
Un accusé réception de la déclaration mentionnant les informations enregistrées sera adressé à l’employeur par l’organisme destinataire dans les 5 jours ouvrables suivant celui de la réception du formulaire de déclaration.
Cet avis de réception devra être conservé par l’employeur jusqu'à la déclaration annuelle des salaires (DADS1) et non plus jusqu'à la délivrance du premier bulletin de paie.
L’employeur devra ensuite simplement remettre au salarié une copie (la fin du coupon détachable) de la DPAE ou de l’accusé réception.
L’organisme de recouvrement du régime général de la sécurité sociale ou CMSA communiquera ensuite à chaque administration, service, organisme ou institution concerné les informations suivantes portées sur la DPAE : identification de l’employeur, date d’embauche, sexe et date de naissance du salarié, nature et durée du contrat, durée de la période d’essai.
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